Wie Sie bei der Personalgewinnung in der Pflege die Recruiting-Prozesse automatisieren

Bei der Personalakquise und Personalgewinnung in der Pflege stehen die Personalverantwortlichen tagtäglich vor einer Flut von Herausforderungen. Arbeitsschritte, die immer wieder aufs Neue gemacht werden müssen, umfangreiche Daten, zahlreiche Gespräche und E-Mails, permanentes Aufbereiten und Ausspielen von Stellenangeboten. Allzu leicht kann man da den Überblick verlieren, im schlimmsten Fall sogar die besten Kandidat:innen übersehen oder vergraulen. Außerdem gibt es wichtige Schritte im Workflow, zu denen Sie entweder nicht kommen oder auf die sie sich nicht mehr konzentrieren können. Die Lösung kann nur lauten, die Recruiting-Prozesse wo immer möglich zu automatisieren und ggf. Prozesse und interne Kommunikation zu digitalisieren. 

Talent-Pool aufbauen und automatisiert Kontakt halten

Fangen wir mit unseren Tipps am besten hinten an, zumal es sich beim Aufbau eines Talent-Pools und der damit einhergehenden Kommunikation um einen der aufwändigsten Prozesse schlechthin, aber auch einen der effizientesten für die Nachfolgeplanung in der Pflege handelt. Potenziell Interessierte sammeln und kategorisieren Sie – selbstverständlich DSGVO-konform. Häufig werden für die Verwaltung simple Excel-Listen genutzt, die allerdings auch schnell mit Unübersichtlichkeit glänzen. Mit einer auf die Anforderungen der Pflege ausgerichteten Verwaltungssoftware inklusive Datenbank organisieren Sie die Kontakte, über Newsletter und Multi-Postings halten Sie automatisiert Kontakt und rufen sich mit steter Regelmäßigkeit in Erinnerung. 

Bewerbermanagement-Software im eigenen Dashboard implementieren

Von der Terminverwaltung über den aktuellen Status quo der Recruiting-Verhandlungen werden Sie kaum alle wichtigen Details bei der Personalgewinnung in der Pflege im Blick behalten. Es verbleibt immer der gewisse Faktor der Vermutung. Um den gar nicht erst aufkommen zu lassen, erleichtern Sie sich die Arbeit durch eine geeignete Bewerbermanagement-Software. Darin verwalten lassen sich sowohl die Bewerber:innen als auch die Stellenanzeigen. Zeitgemäße Bewerbermanagement-Software bietet diverse Filter- und Suchfunktionen, mit denen Sie sowohl sehr detailliert als auch ganzheitlich suchen können.

Automatisierung der E-Mail-Kommunikation

Die überlaufende E-Mail-Flut kann beträchtlich sein. Zugleich schlummern darin wertvolle Informationen von Personen, die nicht übersehen werden dürfen, auch die Anforderung, diese E-Mails zu kategorisieren und zeitnah zu beantworten. Wenn das Postfach überfüllt ist, haben Sie den Überblick vermutlich längst verloren. Um die E-Mail-Kommunikation beim Recruiting in der Pflege auf den entspannenden Punkt zu bringen, stehen Ihnen mehrere pragmatische Möglichkeiten zur Verfügung. Die vermutlich wichtigste: Arbeiten Sie mit vorbereiteten Textblöcken. Selbstverständlich soll jede E-Mail in gewissem Umfang individuell sein. Aber zumal die zu treffenden Aussagen oftmals identisch sind, ist es nicht nötig, die Textpassagen immer wieder neu zu schreiben.

Stelleninserate automatisiert ausspielen

Auch Jobanzeigen müssen keinesfalls in vollem Umfang immer wieder neu geschrieben und einzeln ausgespielt werden. Wie für Newsletter & Co. nutzen Sie auch für Stellenanzeigen idealerweise Multiposting-Tools. Die Programme ziehen sich die Daten automatisch aus der zuvor eingerichteten Datenbank und übermitteln die Jobangebote zu vorgegebener Uhrzeit. 

Hunderte von Anwendungen in einem Dashboard zusammenführen

Den Herausforderungen der digitalen Transformation entsprechend werden Sie etliche Anwendungen im Einsatz haben und auf den unterschiedlichsten Portalen bei der Personalgewinnung in der Pflege aktiv sein. Auch die müssen übersichtlich zusammengeführt werden, wenn Sie die Recruiting-Prozesse in der Pflege automatisieren wollen. Als dafür ideale Möglichkeit bietet sich das fokus>care ® DASHBOARD an, das wir von fokus>digital eigens für die crossmediale Verwaltung konzipiert haben. 

Verknüpfungen setzen, wo irgend möglich

Überall dort, wo Programme miteinander verknüpft werden können, sollten Sie die Möglichkeit nutzen. So verknüpfen Sie beispielswese die Karriereseite mit dem Talent-Pool und ihren Social-Media-Seiten. Der Effekt ist, dass die potenziell geeigneten Personen unmittelbar angeschrieben oder auf andere Weise kontaktiert werden können, sobald eine Position neu besetzt werden muss. Zugleich kann über Facebook, YouTube, Instagram, Google und Co. Sichtbarkeit und somit Aufmerksamkeit generiert werden.

Über WhatsApp innovative Kommunikationswege bereitstellen

Der Messenger-Dienst WhatsApp ist mit seinen Nutzerzahlen der unbestrittene Platzhirsch unter den Anbietern. Für viele ist er Teil des Alltags und wird gerne für die Kommunikation genutzt. Im Grunde genommen gehört der Einsatz von WhatsApp for Business aktuell bereits zum Pflichtprogramm für das zeitgemäße Recruiting. Dass hier eine Nachrichtenflut droht, ist nicht das geringste Problem, sofern Sie den automatisierten Chat-Bot benutzen. Vielmehr entsteht auch hier eine Arbeitsentlastung, da Sie den potenziellen Bewerber:innen den unmittelbaren Kontakt zu jeder beliebigen Uhrzeit ermöglichen, außerdem die häufigsten Fragen unmittelbar per Chat-Bot beantworten können. 

Fazit

Angesichts der zahlreichen oftmals zeitgleich stattfindenden Prozesse bei Personalgewinnung und Personalmanagement bietet es sich an, die diversen Recruiting-Prozesse zu automatisieren. Als Resultat der Arbeitsentlastung steht den Personaler:innen Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben mit deutlich weniger händischer Verwaltung zur Verfügung. Sehr gerne unterstützen wir Sie mit einer ersten Analyse, an welcher Stelle Automatisierungspotenzial existiert. 

FAQ 

Weshalb sollte man Recruiting-Prozesse automatisieren?

Solange permanent gleiche und wiederkehrende Arbeitsabläufe nicht automatisiert werden, bleiben Personalverantwortliche Datenverwalter. Viel wichtiger aber ist es, das kreative und kommunikative Potenzial auszuschöpfen. Nur so können Sie die eigentliche Aufgabe der Personalbeschaffung bei konsistenter Nachfolgeplanung wahrnehmen. 

Wie kann ich in Datenschutzfragen auf der sicheren Seite sein?

Die Produkte von fokus>digital sind grundsätzlich DSGVO-konform gebaut. Die Daten werden auf hochleistungsfähigen AWS-Servern in Deutschland gespeichert.

Werden bei automatisierten Prozessen nicht wertvolle Bewerber:innen übersehen?

Ganz im Gegenteil; erst durch die Automatisierung wird die effektive Kategorisierung nach unterschiedlichsten Parametern ermöglicht. Freigeschaufelt wird dadurch wertvolle Zeit, mit der Sie sich auf wesentliche Dinge innerhalb der Kommunikation konzentrieren können.