Recruiting-Kennzahlen verstehen: Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Formeln

Was eine Recruiting-Kennzahl ist

Eine Recruiting-Kennzahl ist ein Verhältnis aus zwei Größen, die dieselbe Stelle, denselben Zeitraum und dieselbe Einrichtung betreffen. Der Zähler ist ein Aufwand oder eine Dauer. Der Nenner ist ein Ergebnis: eine Bewerbung, eine Einstellung, ein Schritt im Prozess. Fehlt eine der beiden Größen, bleibt eine Beobachtung übrig, aber keine Kennzahl.

Seitenaufrufe, Reichweite und Klicks sind keine Recruiting-Kennzahlen. Sie sagen, dass jemand etwas gesehen hat. Sie sagen nicht, dass sich jemand beworben hat. In der Auswertung von 5.535 Träger-Websites, Stand 9. Juli 2026, messen 4,0 Prozent, ob aus einem Besuch eine Bewerbung oder eine Anfrage wird. Mindestens 42,0 Prozent setzen überhaupt Web-Analytics ein. Das ist eine Untergrenze, weil je Website höchstens 29 Unterseiten gelesen werden. Die Lücke zwischen diesen beiden Anteilen ist der Grund, warum viele Häuser Kennzahlen nennen, die sie nicht rechnen können.

Dieser Beitrag definiert die Formeln. Er setzt keine Eurobeträge ein. Ein Betrag aus einer fremden Kampagne wäre ein Einzelfall ohne Ihre Kostenstellen. Was an Kostenarten überhaupt in eine Rechnung gehört, ohne einen pauschalen Preis zu nennen, steht im Beitrag Was Recruiting kostet.

Time-to-Hire und Time-to-Fill

Time-to-Hire ist die Zahl der Kalendertage vom Eingang der Bewerbung bis zur Zusage an diese Person. Formel: Datum der Zusage minus Datum der Bewerbung. Gezählt wird die erfolgreiche Bewerbung, nicht der Durchschnitt aller Absagen. Wer alle Bewerbungen in den Nenner nimmt, misst etwas anderes, nämlich die Liegedauer des Stapels.

Time-to-Fill beginnt früher. Der Start ist der Tag, an dem die Stelle intern zur Besetzung freigegeben wurde, nicht der Tag der ersten Anzeige und nicht der Tag der ersten Bewerbung. Formel: Datum der Zusage minus Datum der internen Freigabe. Die Differenz zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire ist die Zeit, in der die Stelle schon offen war, aber noch keine Bewerbung dieser Person vorlag. Diese Differenz zeigt, ob das Warten vor der Suche lag oder in der Auswahl.

Beide Größen brauchen ein Datum im System, nicht eine Erinnerung. Fehlt das Freigabedatum, gibt es kein Time-to-Fill. Fehlt das Bewerbungsdatum, gibt es kein Time-to-Hire. Eine gerundete „ungefähr sechs Wochen“ ist dann eine Schätzung und sollte auch so heißen.

Die beiden Formeln sind Definitionen für die eigene Steuerung. Sie sind nicht die Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit. Die Vakanzzeit steht im nächsten Abschnitt, weil sie oft mit Time-to-Fill verwechselt wird.

Vakanzzeit: was die Bundesagentur misst

Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit definiert die abgeschlossene Vakanzzeit so: die Zeit in Tagen vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung einer gemeldeten Arbeitsstelle beim Arbeitgeberservice. Quelle: Statistik der BA, Methodenbericht „Engpassanalyse: Methodische Weiterentwicklung“, Abschnitt 3.1.1.

Die Abmeldung ist eine Näherung für den tatsächlichen Besetzungstag, weil der Besetzungstag selbst nicht in der Statistik steht. Zwischen Besetzung und Abmeldung kann Zeit vergehen. Diese Verzögerung lässt sich nicht beziffern. Stornierte Stellen fließen nicht ein, weil die Gründe für eine Stornierung statistisch nicht erfasst sind. Als Mittelwert wird der Median verwendet, nicht das arithmetische Mittel, weil einzelne sehr lange Laufzeiten den Durchschnitt ziehen. Für 2018 nennt der Methodenbericht über alle Berufe ohne Helfertätigkeiten eine durchschnittliche Vakanzzeit von 115 Tagen und einen Median von 57 Tagen. Das ist ein Wert über Berufe hinweg, kein Zielwert für ein Pflegeheim und kein Wert für einen einzelnen Beruf.

Dieselbe Quelle erklärt, warum eine feste Tagesgrenze als Engpasssignal in die Irre führt. Im Jahr 2010 galt ein Beruf bei gemeldeten Stellen, die 74 Tage und länger vakant waren, als Engpassberuf. 2019 musste der Wert bereits über 165 Tagen liegen. Eine Vakanzzeit von 80 Tagen wäre 2010 als Engpass gelesen worden und lag 2019 nicht einmal mehr in der Nähe des damaligen Durchschnitts. Eine Tageszahl aus einem alten Jahr auf die eigene Stelle zu legen, wiederholt genau diesen Fehler.

Für die Einrichtung folgt daraus eine klare Trennung. Time-to-Hire und Time-to-Fill rechnen Sie aus Ihren eigenen Daten. Die Vakanzzeit der BA beschreibt gemeldete, sozialversicherungspflichtige Stellen ab einer Besetzungsdauer von mindestens 7 Tagen, ohne Arbeitnehmerüberlassung. Sie ist ein Marktausschnitt, keine Hausstatistik. Einen Sollwert in Tagen für Pflegeheime legt dieser Methodenbericht nicht fest.

Cost-per-Application und Cost-per-Hire

Cost-per-Application ist die Summe der externen Kosten eines Kanals im Zeitraum, geteilt durch die Zahl der Bewerbungen, die diesem Kanal zugeordnet sind. Formel: externe Kanalkosten ÷ zugeordnete Bewerbungen. Extern heißt: Rechnungen, die der Kanal ausgelöst hat, etwa ein Anzeigenbudget oder eine Börsengebühr. Interne Stunden gehören in diese Formel nicht. Sonst vermischt sie zwei Fragen.

Die Zuordnung ist der heikle Teil. Eine Bewerbung, die über die eigene Karriereseite eingeht, kann von einer Anzeige, von einer Suche oder von einer Empfehlung kommen. Ohne ein Feld im Formular oder ohne eine saubere technische Herkunft bleibt der Nenner eine Schätzung. Dann darf die Kennzahl nicht als Kanalvergleich ausgegeben werden.

Cost-per-Hire ist die Summe der Kosten, die für die besetzten Stellen in dem Zeitraum tatsächlich erfasst sind, geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Formel: (externe Kosten + erfasste interne Kosten) ÷ Einstellungen. Interne Kosten dürfen nur in den Zähler, wenn die Stunden oder die Rechnung wirklich gebucht sind. Ein angenommener Stundensatz, den niemand erfasst hat, macht die Kennzahl zur Fiktion. Fehlt die interne Zeit, ist der Cost-per-Hire unvollständig, und genau das gehört an die Zahl geschrieben.

Eine Einstellung ist der Nenner, keine Bewerbung. Wer die Kosten durch Bewerbungen teilt, hat wieder den Cost-per-Application. Die beiden Kennzahlen nebeneinander zeigen, wo Geld verloren geht: teure Bewerbungen bei billiger Einstellung, oder billige Bewerbungen, von denen fast keine bleibt.

Einen Eurobetrag setzen wir hier bewusst nicht ein. Welche Kostenarten in die eigene Rechnung gehören, lässt sich aus dem Beitrag zu den Recruiting-Kosten ableiten. Ein Beispiel mit einer runden Summe würde so tun, als gäbe es einen Marktpreis. Den gibt es nicht.

Wer diese Rechnung jeden Monat von Hand in einer Tabelle führt, rechnet oft mit unterschiedlichen Ständen. Im Cockpit tragen Sie die Posten eines Zeitraums einmal ein. Cost-per-Application und Cost-per-Hire entstehen dann aus denselben Feldern, und jede Rechnung bleibt als Version gespeichert. Wie die Posten zusammenkommen, steht im Beitrag Was Recruiting kostet.

Der Bewerber-Funnel: wo Bewerbungen verloren gehen

Ein Bewerber-Funnel zeigt, wie viele Menschen von einer Stufe zur nächsten kommen: vom Besuch der Karriereseite bis zur Einstellung. Er ist nichts anderes als die Conversion je Schritt, nur für alle Schritte nebeneinander. So sehen Sie auf einen Blick, an welcher Stelle die meisten aussteigen, und wissen, wo Sie ansetzen.

Conversion ist der Anteil, der von einem Schritt zum nächsten kommt. Formel: Zahl im Folgeschritt ÷ Zahl im vorigen Schritt. Die Schritte werden getrennt gehalten: Besuch der Stellenseite, abgeschickte Bewerbung, Gespräch, Zusage. Eine einzige Conversion „von Klick zu Einstellung“ vermischt Technik, Auswahl und Absage und lässt sich nicht mehr einer Ursache zuordnen.

4,0 Prozent der 5.535 ausgewerteten Träger-Websites messen überhaupt, ob aus einem Besuch eine Bewerbung oder eine Anfrage wird. Das ist die Voraussetzung für die erste Stufe. Mindestens 15,5 Prozent haben die Search Console verifiziert und können damit sehen, welche Suchanfragen Impressionen und Klicks bringen. Auch das ist eine Untergrenze. 21,7 Prozent setzen Google Analytics ein. Das ist ein stabiles Signal und ersetzt die Search Console nicht: Analytics sieht den Besuch, die Search Console die Suchanfrage.

Mindestens 16,2 Prozent der ausgewerteten Websites haben eine eigene Karriereseite, mindestens 44,9 Prozent machen Stellen online auffindbar, beides Untergrenzen. Mindestens 100 der 5.535 Websites zeichnen Stellen mit einem Stellen-Schema aus, mindestens 1,8 Prozent. Ohne auffindbare Stelle gibt es keinen Nenner für die erste Conversion. Die technische Seite davon steht unter Google for Jobs.

Kleine Stufen sind aussagekräftiger als eine große. Fällt die Quote zwischen Stellenseite und abgesendeter Bewerbung, liegt der Bruch im Formular oder in der Anzeige. Fällt sie zwischen Gespräch und Zusage, liegt er in der Auswahl oder im Angebot. Dieselbe Gesamtquote kann beide Brüche verdecken.

Die Stufen und woher die Zahl kommt

Jede Stufe braucht eine eigene Quelle. Wenn eine Stufe fehlt, bleibt im Funnel eine Lücke. Das ist ehrlicher als eine geschätzte Zahl.

Im Beispiel beginnen viele eine Bewerbung, aber deutlich weniger schicken sie ab. Dann liegt der Bruch im Formular, nicht in der Anzeige: zu viele Pflichtfelder, ein Upload, der auf dem Handy scheitert, oder eine Anmeldung vor dem ersten Schritt. Genau diese Frage beantwortet der Funnel. Eine Gesamtquote würde sie verdecken. Die Zahlen im Bild sind erfunden und zeigen nur, wie die Ansicht aufgebaut ist.

Antwortzeit und Ghosting

Ghosting heißt, dass sich eine Seite nicht mehr meldet. Im Recruiting passiert das in beide Richtungen: Bewerberinnen und Bewerber erscheinen nicht zum Gespräch oder antworten nicht mehr, und Einrichtungen lassen Bewerbungen tagelang liegen. Beides sieht im Funnel gleich aus: Zwischen „Bewerbung abgeschickt“ und „Gespräch geführt“ fehlen Menschen.

Deshalb lohnt sich eine eigene Kennzahl: die Zeit bis zur ersten Antwort. Formel: Zeitpunkt der ersten persönlichen Antwort minus Zeitpunkt des Eingangs der Bewerbung, in Stunden. Eine automatische Eingangsbestätigung zählt nicht als Antwort. Sie ist trotzdem sinnvoll, weil sie zeigt, dass die Bewerbung angekommen ist.

Wer in der Pflege eine Stelle sucht, bewirbt sich oft bei mehreren Häusern gleichzeitig. Wer zuerst persönlich antwortet und einen Termin anbietet, hat einen Vorsprung. Eine bestimmte Stundenzahl als Richtwert nennen wir nicht, weil es dafür keinen belastbaren Wert für die Pflege gibt. Wichtiger ist, dass Sie Ihre eigene Zahl kennen und sie Monat für Monat vergleichen.

Was gegen Ghosting hilft

Welche Kennzahl welche Frage beantwortet

Jede Kennzahl steht neben der Entscheidung, für die Sie sie brauchen. Steht die nötige Größe nicht im System, bleibt das Feld leer. Ein leeres Feld ist eine ehrlichere Auskunft als eine geschätzte Zahl.

Die Reihenfolge der Einführung ist nicht beliebig. Zuerst die Daten, ohne die keine Formel aufgeht: Bewerbungsdatum, Freigabedatum, Zusagedatum, Kanal, externe Rechnung, Einstellung ja oder nein. Dann Cost-per-Application für die Kanäle, deren Rechnungen sich zuordnen lassen. Dann Time-to-Hire für die besetzten Stellen. Time-to-Fill und ein vollständiger Cost-per-Hire kommen dazu, sobald Freigabe und interne Zeit erfasst sind. Wer mit dem Cost-per-Hire anfängt, ohne die Stunden zu buchen, publiziert eine Zahl, die niemand nachrechnen kann.

Wie die Personalgewinnung insgesamt aufgebaut wird, bevor Kennzahlen sie steuern, steht im Beitrag Pflegekräfte gewinnen. Die laufende Ansicht der eigenen Zahlen beschreiben die Recruiting-Dashboards.

Im Cockpit stehen diese Zahlen für alle Standorte an einer Stelle, aus denselben Feldern gerechnet. So diskutieren Leitung und Personal über dieselbe Zahl.

So messen Sie sauber

Gute Kennzahlen entstehen nicht im Dashboard, sondern in den Feldern davor. Diese fünf Schritte reichen für den Anfang.

Was Sie nicht aus diesen Formeln schließen dürfen

Ein niedriger Cost-per-Application ist kein guter Kanal, solange die Conversion zur Einstellung nicht daneben steht. Ein kurzes Time-to-Hire kann bedeuten, dass nur noch Menschen berücksichtigt wurden, die sofort konnten, nicht dass der Prozess gut ist. Ein langes Time-to-Fill kann an der Freigabe liegen, nicht an den Bewerbungen.

Die Vakanzzeit der BA darf nicht als Hausziel umgedeutet werden. Sie misst gemeldete Stellen, mit Median, ohne Storno, und die Abmeldung hinkt der Besetzung in unbekannter Dauer hinterher. Der Methodenbericht zeigt an den Jahren 2010 und 2019, dass dieselbe Tageszahl einmal ein Engpasssignal war und einmal keines mehr.

Unsere Website-Anteile sind keine Erfolgsquoten von Kampagnen. 8,3 Prozent der ausgewerteten Websites schalten erkennbar Werbung. Das sagt nicht, welcher Anteil davon eine Bewerbung misst. Diese Überschneidung haben wir nicht als Satz ausgewertet und bilden sie hier nicht.

Seit 2017 arbeitet fokus›digital mit Trägern im Pflege- und Sozialwesen. Die Referenzen nennen Häuser, keine Ergebniszahlen einzelner Recruiting-Projekte. Eine Kennzahl aus einem Projekt, die dort nicht steht, steht auch hier nicht.

So unterstützt fokus›digital dabei

fokus›digital steuert Recruiting für Träger der Pflege an Bewerbungen je Kanal und an den Kosten dieser Bewerbungen. Die Leistung heißt Recruiting für die Pflege.

Weiterführende Quellen

• Statistik der BA: Engpassanalyse: Methodische Weiterentwicklung : Abschnitt 3.1.1: abgeschlossene Vakanzzeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung, Median, ohne Storno. 2018 über alle Berufe ohne Helfer: Durchschnitt 115 Tage, Median 57 Tage. Historische Tagesgrenzen 2010 und 2019 im selben Bericht.
• Engpassanalyse, Übersicht : Einstieg der Statistik der Bundesagentur für Arbeit. Berufswerte ändern sich; eine feste Tagesgrenze ist kein Hausziel.
• Digitalreport Pflege- und Sozialwirtschaft 2026 : fokus digital GmbH, n = 5.535, Stand 9. Juli 2026.

Häufige Fragen