Das Projekt in Zahlen
Die Werte stammen aus einem laufenden Projekt. Sie sind anonymisiert und bewusst geglättet und beschreiben den Stand im Herbst 2026.
Standorte
rund 25
Plätze
rund 1.800im betreuten Wohnen, dazu rund 90 stationäre Plätze
Mitarbeitende
rund 1.500
Auslastung der Bestandshäuser
rund 94 Prozent
Belegte Plätze im Monatsmittel
von rund 1.550auf rund 1.700in vierzehn Monaten
Zusätzliche Belegungen im Jahresverlauf
rund 45von rund 80 bereits erreicht
Monatliches Werbebudget für die Belegung (Google Ads)
rund 10.000 Euro
Dokumentierte Terminanfragen in acht Wochen (Google Ads)
rund 45
Ausgangslage
Der Träger steuert eine Gruppe mit rund 25 Senioreneinrichtungen und rund 1.500 Mitarbeitenden. Der Schwerpunkt liegt auf betreutem Wohnen; einzelne Häuser bieten stationäre Pflege. Die belegte Kapazität ist über vierzehn Monate im Monatsmittel von rund 1.550 auf rund 1.700 Plätze gestiegen, auch durch neue Standorte.
Belegung und Budget lagen in wöchentlichen Listen des Controllings vor, die Zahlen aus Werbung und Website an anderer Stelle. Ziel war, beides zu verbinden: die Auslastung je Haus sichtbar machen, Anzeigen standortscharf steuern und Ausgaben den Anfragen zuordnen. Gewünscht sind vor allem Festeinzüge, nicht nur Kurzzeit- oder Verhinderungspflege.
Ziel und Messgrößen
Ziel ist eine steuerbare Kette von der freien Kapazität bis zum Einzug. Jedes Haus hat Ist, Soll und Ampel. Maßnahmen folgen dem Bedarf. Anfragen und die Belegungsentwicklung sind im Wochentakt sichtbar.
Im Projekt werden gemessen:
- Belegungsquote je Standort, mit getrenntem Blick auf Bestandshäuser und neue Standorte
- Entwicklung der belegten Plätze im Monatsmittel
- Zusätzliche Belegungen im Jahresverlauf
- Terminanfragen aus den Kampagnen und das eingesetzte Werbebudget
- Die Verbindung von Ausgaben, Anfragen und Belegung im Cockpit — datenschutzkonform und ohne personenbezogene Versorgungsdaten
Lösung
fokus›digital verbindet die wöchentliche Belegungsliste mit den Kanälen, die Angehörige und Ratsuchende erreichen, und mit dem fokus Cockpit.
Kanäle
- Google Ads (Search): eine gruppenweite Kampagne mit Radius-Targeting um die Standorte und zusätzliche standortscharfe Kampagnen für Häuser mit offener Kapazität. Ausrichtung auf Suchen wie freie Pflegeplätze, Pflegeplatz finden und betreutes Wohnen.
- Meta Ads (Facebook und Instagram): Ansprache pflegender Angehöriger, parallel zu Google. Frequenz und Budget lassen sich je Standort steuern, auch zugunsten neuer Häuser.
- SEO und GEO: Standortseiten und Leistungsseiten so anlegen, dass freie Angebote und der Weg zur Anfrage klar sind — in der klassischen Suche und in Antworten von KI-Systemen.
- Website und Tracking: Formulare und Terminanfragen je Standort messen. Jeder Kanal, jede Anfrage und die zugehörigen Kosten bleiben im Cockpit sichtbar.
fokus Cockpit — Modul Belegungsmanagement
- Wöchentlicher Import der Belegungsliste (Kapazität, Ist, Soll, freie Plätze, geplante Ein- und Auszüge), ohne personenbezogene Daten.
- Ampel je Haus nach Quote und Abstand zum Budget, getrennt für Bestand und neue Standorte.
- Prognose auf Basis geplanter Bewegungen und bisheriger Anfragen.
- Gegenüberstellung von Belegung und laufenden Kampagnen (Google Ads, Meta Ads) je Standort.
- Maßnahmenvorschläge mit Budget und Begründung; Start erst nach Freigabe.
- Ausgaben, Anfragen und Belegungsentwicklung stehen nebeneinander — lückenlos und datenschutzkonform.
Ergänzend laufen im Cockpit die Google-Ads-Engine, die Meta-Ads-Engine und Website-Traffic, damit Budget, Klicks und Anfragen nicht in getrennten Tools liegen.
Ablauf
- 1
Phase 1 — Setup (Woche 1 und 2).
Standorte und Cluster anlegen, Belegungsliste zuordnen, Tracking und Standortseiten prüfen, Kampagnen den Häusern zuordnen.
- 2
Phase 2 — Pilot (Woche 3 und 4).
Zuerst die Häuser mit offener Kapazität: Ampel, erste Maßnahmenpakete, Freigabe durch den Träger. Das Budget folgt dem Bedarf. Häuser ohne freien Platz werden in der gruppenweiten Kampagne zurückgenommen.
- 3
Phase 3 — Wochenrhythmus (ab Woche 5).
Jede Woche neue Belegungsliste, Abgleich mit Anfragen und Ausgaben, Anpassung von Radius, Anzeigen und Budget.
- 4
Phase 4 — erste Messperiode (acht bis zwölf Wochen).
Terminanfragen, Werbeausgaben und die Entwicklung der Belegung auswerten. Danach Roll-out auf weitere Häuser, einschließlich neuer Standorte.
Nach acht Wochen Kampagnenmessung lagen rund 45 dokumentierte Terminanfragen über Google Ads vor, bei einem monatlichen Belegungsbudget von rund 10.000 Euro.
Ergebnis
Das Projekt läuft. Der Zwischenstand ist bereits konkret:
- Die Gruppe sieht Ist, Soll und Ampel für rund 25 Standorte an einer Stelle, aktualisiert im Wochentakt.
- Belegung, Anzeigen und Anfragen liegen im selben Rhythmus nebeneinander — nicht mehr in getrennten Listen.
- Die Kette von den Ausgaben zu den Anfragen ist belegt: rund 10.000 Euro Google-Ads-Budget im Monat, rund 45 dokumentierte Terminanfragen in acht Wochen.
- Die belegten Plätze sind im Monatsmittel von rund 1.550 auf rund 1.700 gestiegen.
- Die Bestandshäuser sind mit rund 94 Prozent ausgelastet. Im Jahresverlauf sind bereits rund 45 von rund 80 zusätzlichen Belegungen erreicht.
- Das Tracking bleibt datenschutzkonform: Kanäle, Kosten und Ergebnisse sind vollständig einsehbar, ohne Inhalte der Versorgung in die Werbung zu ziehen.
Häufige Fragen
Was ist Belegungsmanagement für Pflegeheime und betreutes Wohnen?
Belegungsmanagement steuert die Auslastung je Haus: freie Plätze, Abstand zum Budget, Anfragen und Einzüge. Es ersetzt keine Pflegedokumentation, sondern verbindet Controlling und Sichtbarkeit — damit Werbung dort läuft, wo Kapazität offen ist.
Wie hängen freie Pflegeplätze, Anzeigen und Einzüge zusammen?
Angehörige suchen nach Begriffen wie „Pflegeheim freie Plätze“, „Pflegeplatz finden“ oder „betreutes Wohnen“. Anzeigen und Standortseiten machen freie Angebote sichtbar. Eine Anfrage wird zum Termin, ein Teil der Termine zum Einzug. Die Kosten je Anfrage und je Einzug hängen von Region, Angebot und Abschlussquote ab und werden je Träger gemessen.
Welche Module des fokus Cockpits kommen zum Einsatz?
Im Zentrum steht das Belegungsmanagement: Import, Ampel, Prognose, Maßnahmen und Freigabe. Dazu kommen die Google-Ads-Engine, die Meta-Ads-Engine und Website-Traffic. Änderungen an Kampagnen starten erst nach Freigabe.
Wie lange dauert es, bis Zahlen vorliegen?
Setup und Pilot brauchen in der Regel vier Wochen. Ein belastbarer Zwischenstand — Anfragen, Ausgaben und die Entwicklung der Belegung — entsteht in acht bis zwölf Wochen, sofern die Belegungsliste wöchentlich geliefert wird und das Tracking steht.
Eignet sich der Ansatz auch für einzelne Häuser?
Ja. Die Logik ist dieselbe: ein Haus, ein Soll, eine Ampel, zugeordnete Kanäle. Bei Gruppen mit vielen Standorten kommt der Vergleich zwischen Bestandshäusern und neuen Standorten hinzu. Dieses Projekt beschreibt eine Gruppe mit rund 25 Häusern; kleinere Träger steuern dieselben Kennzahlen mit weniger Cluster.
Können kirchliche Träger das Tracking datenschutzkonform nutzen?
Ja. Das Tracking bleibt datenschutzkonform und trotzdem vollständig: Welche Kanäle Anfragen bringen, was sie kosten und welches Ergebnis sie erzeugen, ist im Cockpit sichtbar. Das gilt für private ebenso wie für kirchliche und freigemeinnützige Träger. Personenbezogene Angaben aus der Versorgung gehören nicht in die Kampagnensteuerung.
Veröffentlicht fokus›digital Namen von Trägern oder Standorten?
Nein. Projekte erscheinen anonymisiert, ohne Namen von Trägern, Orten oder einzelnen Standorten. Eine namentliche Referenz braucht die Freigabe des Trägers.