Ein eigenes Befragungssystem – individuell aufgebaut, von KI ausgewertet.

Eine Software, die wir selbst gebaut haben – auf eigenen Servern in Deutschland

fokus›care® BEFRAGUNG ist keine weiße Beschriftung auf fremder Technik. Wir haben das System selbst entwickelt und betreiben es auf eigenen Servern in Deutschland. Das ist kein Detail für Techniker, sondern der Grund, warum wir drei Fragen beantworten können, an denen die meisten Anbieter vorbeigehen: Wo liegen die Daten? Wer kommt daran? Und wer entscheidet, was mit ihnen passiert?

Die Antwort ist in allen drei Fällen dieselbe: Die Daten bleiben in Deutschland, in unserer Hand, und sie werden für nichts anderes verwendet als für Ihre Auswertung. Kein Datentransfer in Drittländer, keine Weiterverarbeitung, kein Training fremder Modelle mit Ihren Antworten.

Weil wir die Software selbst gebaut haben, können wir sie auch anpassen. Wenn Ihre Einrichtung eine Frage anders stellen, ein Thema anders schneiden oder ein Segment ergänzen will, ist das keine Anfrage an einen Hersteller – sondern eine Aufgabe für unser Team.

Datenschutz nach DSGVO – und nach kirchlichem Recht

Ein großer Teil der Pflege- und Sozialwirtschaft steht in kirchlicher Trägerschaft. Für Diakonie und Caritas gilt nicht nur die DSGVO, sondern eigenes Datenschutzrecht: das DSG-EKD auf evangelischer und das KDG auf katholischer Seite. Beide stellen eigene Anforderungen an Verarbeitung, Auftragsverarbeitung und Aufsicht – und beide sind der Grund, warum viele gängige Umfrage-Werkzeuge für kirchliche Träger schlicht ausscheiden.

fokus›care® BEFRAGUNG erfüllt beide Regelwerke. Das ist einfacher, als es klingt, weil die Software an der entscheidenden Stelle gar nichts zu regeln hat: Wo keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, entfällt der schwierigste Teil der Prüfung von vornherein.

Für die Teilnahme werden keine Cookies gesetzt und kein Zugriff auf das Endgerät genommen – die Einwilligungspflicht nach § 25 TDDDG greift damit nicht. Für Mitarbeitende heißt das: Link öffnen, antworten, fertig. Ohne Banner, ohne Häkchen.

Anonym – und zwar technisch, nicht als Zusicherung

Anonymität, die von einem Versprechen abhängt, ist keine. In dieser Software ist sie eine Eigenschaft der Technik: Es gibt keine Namen, keine E-Mail-Adressen und keine Kennung, über die sich eine Antwort einer Person zuordnen ließe – auch nicht durch uns, auch nicht durch die Einrichtungsleitung. Gespeichert werden Gruppen-Merkmale wie „Haus C“ oder „Pflegehilfskraft“. Sie beschreiben Gruppen, keine Menschen.

Darauf setzen drei weitere Mechanismen auf, die unabhängig voneinander greifen:

• Mindest-Fallzahl: Jede Auswertungszeile, hinter der weniger als fünf Personen stehen, wird automatisch verworfen und gar nicht erst angezeigt. Das ist der wichtigste Schutz in kleinen Einheiten.
• Automatische Schwärzung: Nennt jemand im Freitext einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse, wird das vor der Anzeige durch einen Platzhalter ersetzt.
• Die KI sieht nie Rohdaten: Sie erhält ausschließlich aggregierte Kennzahlen und bereits geschwärzte Textstichproben – niemals einzelne Antwortdatensätze.

Individuell heißt: Ihre Fragen, Ihre Themen, Ihre Segmente

Eine Befragung von der Stange misst, was der Anbieter für wichtig hält. Eine individuelle misst, was Sie entscheiden müssen. Deshalb ist der Fragen-Baukasten der Kern dieser Software: 24 Fragetypen in fünf Kategorien – von der Zustimmungsskala über Mehrfachauswahl, Matrix und Ranking bis zu NPS, Schieberegler und Info-Folie.

Genauso frei sind die Achsen der Auswertung. Sie legen selbst fest, welche Segmente erhoben werden – Standort, Berufsgruppe, Schicht, Zugehörigkeitsdauer, Personalverantwortung – und welche Themen die Fragen bilden. Danach richtet sich jede spätere Auswertung.

Wer schneller starten will, nimmt eine der vier fachlichen Vorlagen: Pflege & Senioren, Eingliederungs- & Behindertenhilfe, ein kurzer Puls-Check oder Arbeitgeber-Attraktivität & Weiterempfehlung. Der Firmenname wird automatisch eingesetzt, Farbe und Logo lassen sich anpassen – und jede Vorlage bleibt frei veränderbar.

Freitexte: endlich auswertbar statt ungelesen

Die interessantesten Antworten stehen fast immer in den offenen Feldern. Und sie bleiben fast immer ungelesen, weil 400 Kommentare niemand durcharbeitet – erst recht nicht so, dass am Ende eine belastbare Aussage steht. Deshalb setzen viele Einrichtungen von vornherein nur ein oder zwei Freitextfelder ein. Das ist die falsche Reihenfolge: Nicht die Menge ist das Problem, sondern die Auswertung.

Hier übernimmt die KI. Sie fasst die Kommentare zu Themen zusammen, zählt, wie oft ein Thema vorkommt, bewertet die Stimmung und schlägt eine Richtung vor. Aus „viele haben etwas zum Dienstplan geschrieben“ wird ein belegter Schwerpunkt mit Häufigkeit, Tendenz und anonymen Zitaten.

Der heikle Teil daran ist der Datenschutz, denn Menschen schreiben Namen. „Die Übergabe mit Frau M. klappt nie“ ist ein wertvoller Hinweis und zugleich ein Problem. Deshalb werden Namen und Kontaktdaten automatisch durch Platzhalter ersetzt – vor der Anzeige und vor jeder KI-Analyse. Ausgewertet wird das Thema, nicht die Person.

Die KI erklärt, was die Zahlen bedeuten

Der teuerste Fehler klassischer Befragungen kommt nach der Erhebung: Ein PDF mit 40 Diagrammen landet auf dem Schreibtisch der Leitung und bleibt dort liegen, weil niemand Zeit hat, es zu deuten. Unser interner Maßstab dagegen ist der „Apotheken-Test“: Jede Auswertung muss ohne Statistik-Kenntnisse sofort verständlich sein.

Drei KI-Analysen übernehmen die Deutung – alle arbeiten ausschließlich mit den echten Zahlen.

• Klartext-Auswertung: eine verständliche Diagnose, genau drei Prioritäten mit Begründung, Stärken und Schwächen – ohne Fachjargon.
• Freitext-Analyse: verdichtet offene Kommentare zu Themen mit Häufigkeit, Stimmung und anonymen Zitaten, dazu eine Wortwolke.
• „Frag dein Dashboard“: Fragen in normaler Sprache an die eigenen Ergebnisse – mit einer ehrlichen Antwort, wenn sich etwas aus den Daten nicht ableiten lässt.

Was wirklich zusammenhängt – und was nur so aussieht

Für jede Frage berechnet die Software den statistischen Zusammenhang mit der Weiterempfehlung. Daraus entsteht eine sortierte Liste der stärksten Treiber: welche Themen am engsten damit zusammenhängen, ob Mitarbeitende ihre Einrichtung weiterempfehlen würden. Dazu kommen der eNPS, Markierungen für Werte unter dem Zielwert und die Aufschlüsselung nach Gruppen.

Ein Punkt ist uns wichtig genug, um ihn im Produkt festzuschreiben: Die Software sagt „hängt zusammen mit“ und niemals „verursacht“. Das ist kein Formulierungs-Detail, sondern der Unterschied zwischen einer seriösen Auswertung und einer, die zu falschen Maßnahmen führt. Ebenso konsequent blendet sie jede Auswertung mit zu kleiner Fallzahl aus, statt sie mit einem Sternchen zu zeigen.

Der Nutzen ist handfest: Sie sehen, an welchem Hebel Sie ziehen können – und welcher nur teuer aussieht.

Ob 50 oder 50.000 Teilnehmende – die Software merkt den Unterschied nicht

Weil Mitarbeitende sich nicht anmelden, sondern einen Link öffnen, hängt die Größe einer Befragung nicht an Nutzerkonten oder Lizenzen pro Kopf. Eine Tagespflege mit zwölf Mitarbeitenden nutzt dieselbe Software wie ein Träger mit Häusern in mehreren Bundesländern.

Der Unterschied liegt woanders: Je größer die Organisation, desto wertvoller wird die Auswertung nach Gruppen. Erst ab einer gewissen Zahl lässt sich sauber trennen, ob ein Befund die ganze Organisation betrifft oder nur ein Haus, eine Berufsgruppe, eine Schicht. Genau dafür ist die Segment-Logik gebaut – und die Mindest-Fallzahl sorgt dafür, dass dabei niemand identifizierbar wird.

Für große Träger heißt das konkret: eine Befragung, viele Standorte, ein Dashboard – und trotzdem für jedes Haus eine eigene Auswertung, sobald genug Antworten vorliegen.

Am Ende steht ein Bericht, den man vorlegen kann

Von der letzten Antwort bis zum präsentierbaren Ergebnis vergehen keine Tage, sondern Sekunden. Sie erhalten ein Live-Dashboard, das sich mit jeder Antwort aktualisiert, und einen druckfertigen A4-Bericht in zwei Fassungen: eine Kurzversion für die Geschäftsführung, eine Vollversion fürs Team.

Und weil eine Momentaufnahme wenig wert ist, vergleicht die Software die nächste Welle automatisch mit der letzten: Sie sehen nicht nur, wo Sie stehen, sondern ob sich etwas bewegt hat. Das ist die Frage, die Mitarbeitende stellen, wenn sie ein zweites Mal um ihre Einschätzung gebeten werden.